15 עצות זהב להגברת היעילות!

עצמאיות ובעלות עסקים יקרות, הפעם אני רוצה להתייחס לתשתיות של ניהול הזמן. כלומר, לטריקים הקטנים שהם היסודות שיאפשרו לכן לנהל בצורה מיטבית את הזמן שלכן בעסק. בדיוק כמו יסודות מוצקים לבניין גבוה. כי הזמן של עצמאיות הוא יקר, יקר מאוד :)

אז נכון, זה אולי קצת דינוזאורי לדבר על ניהול זמן כתוב וארגון שולחן הכתיבה בעידן שבו כמעט כולם משתמשים רק בנייד לתכנון וניהול הזמן שלהם., אבל לדעתי, יש חשיבות גדולה להשתמש גם ביומן הישן והטוב ולשמור על ארגון נכון של שולחן הכתיבה.

בסדנאות ובהרצאות שלי לניהול זמן אפשר למצוא עוד שפע של כלים אפקטיביים לניהול ותכנון זמן. מומלץ להתעדכן במועדים הקרובים! 

 

מתחילה קודם כל עם הנשק הסודי שלי :) את לוחות התכנון-אימון המחיקים שלי שיעזרו לך להוציא אל הפועל את החלומות שלך, כבר יצא לך להכיר?

יש בהם את כל השאלות הנכונות שיסדרו לך את לוחות הזמנים. הם יעזרו לך לבסס את סדר העדיפויות שלך והם פשוט יפים וכייפים! לוחות תכנון מחיקים A3 אפשר לתלות אותם או להניח על שולחן העבודה.

 

 

#1 מי מספר 1 שלך?

ניהול זמן נכון הוא נושא שמעסיק את כולם. זהו רמז חשוב לכך שזה לא שאנחנו עושות משהו לא בסדר (כפי שהרבה מהמתאמנות שלי שבאות להתאמן על ניהול זמן בעסק שלהן משתפות אותי), אלא שאנחנו חיות בתקופה ובתרבות שהדרישות בה הן פעמים רבות על גבול הבלתי-אפשרי.

וזו אולי העצה החשובה ביותר: מי אצלכן מספר 1, הלחץ או הרווחה הנפשית והסיפוק? חשוב להבין שהרבה פעמים הציפיות מאיתנו (שלנו או של הסביבה) להספק הן אינן בהכרח ריאליות למה שאכן ניתן להשיג באותו היום.

לעיתים המפתח הוא דווקא להעמיד סטנדרטים נמוכים יותר, אך ריאלים מבחינת ההספק שלנו. באופן הזה, במקום להיות טרודות וחסרי מנוח ממה שלא הספקנו, נחסכות אנרגיות רבות שאפשר למקד אותן במדויק במה שכן אפשרי לעשות היום.

כשתשימו את הרווחה שלכן בראש סדר העדיפויות ולא את הלחץ, מובטח שהמשימות תתבצענה בשיטתיות.

 

#2 סדר שיהיה פה

לא סתם מציעים כשנמצאים במצב מבולבל, לבדוק היטב האם הסביבה שלנו מסודרת או מבורדקת, מתסכלת ומציפה. הדבר הבסיסי ביותר אולי בניהול הזמן הוא סדר.

חשוב לעבוד בסביבה נעימה, רגועה ומאוזנת, כשברור לגמרי היכן כל דבר נמצא ולא מבזבזים בכל פעם זמן מחדש כדי לאתר אותו.

לכן, כדאי להשקיע דקה בסיום כל יום עבודה “לארוז” את כל הבלגן לקופסאות וכלי אחסון חינניים ולפי טעמכן. כך גם סימנתן לעצמכם בטקס ברור מתי יום העבודה הסתיים ולמחרת, הם עושים חשק לעוד יום עבודה פורה.

 

טל שפיר ניהול זמן

 

 

#3 מה הקשר בין תיונים לזיכרון שלכם?

טריק נחמד לסידור כל הפתקים הצבעוניים שמברדקים לנו את שולחן הכתיבה, הוא לסדר אותם בקופסאות שמיועדות במקור לסידור תיונים.

בצורה הזו, שומרים על הסדר, הפתקים עדיין נגישים וגם מוספים קישוט צבעוני לשולחן. אך בעיקר, מורידים עומס מיותר מעצמנו של לזכור פרטים קטנים.

טל שפיר הרצאה על ניהול זמן

 

 

#4 ידע זה כח

גם שלל המחברות, הניירת, והמסמכים צריכים מקום נגיש ונוח. כשאתם יודעות היכן נמצא כל דבר, אתן חוסכות בזבוז זמן מיותר.

 והכי חשוב! להשאיר מדף אחד ריק…! הפחתת תחושת העומס הויזואלי, מאפשרת התמצאות קלה, וחשיבה מאורגנת יותר. בנוסף, המדף הריק מאפשר גם מקום לעשייה חדשה בעתיד.

 

טל שפיר הרצאה על ניהול זמן

 

#5 נפגש בסיבוב

גם כלי הכתיבה אינם מקופחים. טריק נחמד הוא להשתמש במעמד לסכו”ם מסתובב שנותן גישה בקלות לכל כלי הכתיבה ומוסיף אסתטיות. ובכלל, כדאי להתפנק עם עטים כיפיים, עפרונות יפים שקולעים בדיוק לטעמכן.

 

טל שפיר אפקטיביות

 

 

6# אפילו לפיצ’פקעס מגיע סדר משלהם

אפשרות נוספת לסחוב את הסרגל, העטים, השפתון, הדאורדורנט וכל הפיציפקעס כשיוצאים מהבית היא בקלמר מתוק ויפהפה ששוב, חוסך את זמן החיפוש המיותר אחרי כל מיני פריטים קטנים ונעלמים.

 

#7 תיקיות או לא להיות

למרות המחשב והמחשוב, תמיד מסתובבת ניירת שצריך למצוא לה פתרונות אחסון. טריק  שמקל על ההתמצאות,הוא לסדר את הניירת בתיקיות יפות וצבעוניות.  הכל מתוייק ונגיש, קל לזיהוי ואין עירבוביה של ניירת ובלגן.

 

טל שפיר

 

 

#8 קלסרים מסודרים

לעיתים משתמשים גם בקלסרים. בעיה נפוצה בקלסרים היא שברגע שסימנו עליהם עבור הנוחות שלנו את תכולתם, למעשה כבר אי אפשר להשתמש בהם למשהו אחר, כי מודבקת עליהם מדבקה מכוערת.

הטריק הוא לקנות את מדבקות הלוח  וטושים זרחניים שמיועדים לכתיבה על לוח וכך אפשר לסמן בכל פעם מחדש מבלי להרוס את הקלסר עצמו.

 

טל שפיר

 

 

#9 לא ירד מבול כשנוח בנה את התיבה..

הכלל החשוב ביותר של ניהול הזמן הוא תכנון תכנון תכנון. מחקרים מדברים על יחס של 3=1, כלומר, על כל שעת תכנון אנחנו מרוויחות שלוש שעות עשייה!

את התכנון חשוב לעשות מראש, לפני שנגשים בכלל לכתיבת הפעילויות שלנו ביומן. כדאי לקחת בחשבון זמן נסיעות, מקלחות, ארוחות, המתנה וכיוצ”ב שבדרך אנחנו לא מחשבות אותו.

ישנן שתי שאלות קריטיות כשניגשים לתכנון הזמן:

  1. מה חשוב לי שיקרה השבוע?
  2. כמה זמן אני מוכנה להקדיש לכל פעילות?

בדיוק כאן נכנסים לוחות התכנון לתמונה, יש לוח תכנון יומי לוח תכנון שבועי, ולוח תכנון חודשי  לפי הצרכים הספציפיים. למשימות מרוכזות של 100 ימים יש גם את לוח תכנון ספציפי לרבעון (בפועל אפשר גם לחלק למספר ימים קטן יותר ולמשימות שונות).

ולמי שממש אוהבת ארגון, יש אפילו לוח תכנון זמן לחופשה :)

 

לוח תכנון מחיק טל שפיר

#10 ניהול זמן כתוב

אחרי שהחלטנו מהן המטרות שלנו לשבוע זה בלוח התכנון, ביומן רושמים את השורה התחתונה. כלומר, לא התכנון שלכן, אלא הפעילויות עצמן. חשוב לשמור על יומן מסודר כדי שיהיה קל יותר להתמצא ולא לפספס דברים חשובים בגלל הבלגן…

  • זה כמובן אינדווידואלי, אבל מנסיוני מומלץ לבחור ביומן שבועי (על פני יומן יומי או חודשי) שפורש לפניכן מיד את הלו”ז. למה? כי ביומן יומי מאבדים את התמונה הגדולה של כל מה שאמור להיכנס השבוע וביומן חודשי קשה לפרט ולרדת לרזולוציה קטנה יותר של המשימות.
  • לכל סוג של פעילות שנכנסת ליומן שלכן, מומלץ לבחור צבע קבוע שבו היא תסומן, כמו למשל כל מה שקשור בעבודה יודגש במרקר ירוק (למען הדולרים ? ), חוגים ופעילויות של הילדים בצהוב (צבע בולט מאוד), לימודים בכחול, פגישות בורוד, זמן אישי בסגול וכיוצ”ב.
  • והנה היתרונות שתקבלו תמורת ההשקעה שלכן:
    1. זה מכניס הרבה כיף לעשייה שלכן וזה גורם חשוב מאוד. יש לנו נטייה לראות בזמן כאוייב, ורצוי להתיידד איתו ויפה שעה אחת קודם..
    2. כי כשהמטלות, המשימות והפרוייקטים מסומנים לפי צבעים, ברור לך כבר במבט אחד ממה מורכב סדר היום שלכן.
    3. אבל, יש לכך משמעות עמוקה יותר. כך תוכלו כבר במבט אחד לבדוק היטב האם יש איזון בחייכן. האם הם מורכבים ממה שהייתן רוצות שהם יהיו מורכבים. כלומר, לבחון את הדברים לא רק בפרספקטיבה של כמות (“כמה הספקתי”) אלא גם של איכות (“מה הספקתי”): האם אתן מרוצות ממה שאתן רואות? האם הפעילויות שהייתן רוצה למלא בהן את חייכן מופיעות מספיק ביומן? האם יש פעילויות שמופיעות יותר מדי? האם הקדשתן מספיק זמן לעבודה שלכן? לילדים שלכן? לבן הזוג? האם הקדשתן פחות מדי? האם סדר היום שלכן הוא הגיוני (צבעים דומים מקובצים ביחד) או שיש קפיצות? קיבוץ פעולות דומות לזמן אחד חוסך הרבה הרבה זמן!

טל שפיר ניהול זמן

 

#11 לשים דגש על הדגש

הדגישו עיסוקים חשובים, אירועים מרגשים ומשימות חשובות (כמו הכנת תחפושת לפורים, ימי הולדת, פגישה חשובה וכדומה) בעזרת מדבקות! הן מיד בולטות לעין בין שטף היום יום ובעיקר הופכות את העשייה לצבעונית וכיפית.

יש מיליון סוגי מדבקות לצרכים שונים. מהר מאוד תמצאו את האהוב עליכן :)

 

טל שפיר אפקטיביות

 

 

#12 להפוך שטח אבוד לשטח עובד

היום רובנו המוחץ משתמשים בנייד כדי לאחסן מספרי טלפון. אז בטח גם אתן תהיתן מה אפשר לעשות עם כל דפי האלפון בסוף היום. ובכן, לא מעט! אפשר להשתמש בהם לשמור מספרים חשובים למשל של גני הילדים ובתי הספר. אפשר לנצל את המקום לרשימות חשובות כמו שעות פתיחה של הסיפריה וטיפת חלב. אפשר לכתוב שם רשימת ספרים שאתם רוצים לקרוא. אם אתם בעלי עסק שכותבים בלוג, פוסטים וכדומה, אפשר להכניס כאן רשימה של אירועים חשובים במהלך השנה שכדאי לכתוב להם תוכן.

 

 

טל שפיר אפקטיביות

 

 

 

#13 פרשיית המעטפות 

כדאי מאוד להדביק מעטפה גדולה על הכריכה הפנימית של היומן שלכן. שם אפשר לשמור בקלות ובצורה מסודרת, עט, מסמכים ופתקים חשובים ולא להתחיל להפוך את התיק או את השולחן כדי למצוא אותם.
טל שפיר ניהול זמן

 

 

 

#14 לתת בהם סימנים

נוסף על הסימניה שיש בכל יומן בדרך כלל, אפשר להשתמש גם בפתקים צבעוניים קטנים יותר כסימניות שמקנים גישה קלה ומיידית לתאריך חשוב שלא נמצא היכן שהסימניה ממוקמת.

למשל, אם אתן מתכננות לצאת לחופשה בחו”ל בתאריכים מסויימים ורוצים נגישות נוחה ביומן, הסימניה נשארת בשבוע הנוכחי ובעזרת הפתקיות מסמנים את מועד הטיסה כשעסוקים בכל הסידורים והטלפונים כדי לקבוע אותה.

אם משתמשים בסימניות האלה במחברת שבה אתן מארגנות את תכנית העבודה שלכן, ולא ביומן, אפשר גם לכתוב על כל פתקית מה הנושא להתמצאות מהירה.

טל שפיר ניהול זמן

 

#15 להשתמש באפקטיבות ברשימת מטלות

העקרון הוא שמצד אחד המשימות שלכן תהיינה נגישות ובולטות ומצד שני לא יפריעו להבין מהי הפעילות השוטפת ולא ייצרו עומס מיותר ביומן.

לכן כדאי להשתמש ברשימת מטלות שבועית או יומית עם דבק שבה כותבים את המשימות הקטנות ולהדביק אותה במקום צדדי ביומן. ולא לשכוח לעדכן אותן באופן שוטף.

 

טל שפיר אפקטיביות

 

את ה”סטוק” של הפתקים האלה אפשר לרכוש בזול בכל חנויות הסטוק והדולר.  יש פתקים של משימות שבועיות ויש של יומיות.

 

 

טל שפיר ניהול זמן

 

 

אשמח לשמוע את העצות והטריקים שלכן לניהול זמן ולארגון!

רוצה לקבל עוד עשרות טיפים לניהול זמן ולעשות נטוורקינג נחמד תוך כדי? מוזמנת להצטרף  לקבוצת הפייסבוק שלי או לאימון וליווי עסקי אחת על אחת ולהתחיל לעשות, חיים :)

שלכן,

טל שפיר