מדריך לניהול זמן

איך לשלוט בזמן במקום שהוא ישלוט בך

אני אשקר לכן אם אגיד שאני לא זוכרת ימים כאלה. יושבת במשרד, מתפעלת מעצמי על הקפה החם שהספקתי להכין (יש לי ארבעה ילדים, אז זה הישג מרשים) ופתאום בום. הטלפון מצלצל, המייל מתפוצץ, והיומן שלי נראה כמו הג'ימבורי בחמש אחר הצהריים. מוכר?

רגע, אני לא באה לחנך אתכן. זה לא אחד מהמדריכים המתנשאים האלה שיגידו לכן "תפסיקו להיות כאלה עצלניות!". אני הייתי שם. ועדיין נמצאת שם לפעמים. אבל למדתי כמה טריקים, העברתי פעמים רבות את ההרצאה על ניהול זמן ואני כאן כדי לשתף אתכן.

למה ניהול זמן הוא המפתח לכל דבר בערך?

כי הזמן הוא הדבר היחיד בחיים שאי אפשר לקנות בחזרה. הכסף יחזור, הקפה יתמלא מחדש, אבל את הזמן שבוזבז כבר לא נקבל. אני יודעת איך זה – תכננתי יום עבודה מושלם, ואז נתקעתי שעתיים בפייסבוק כי הייתי בטוחה שראיתי מישהו שאני מכירה בתמונה של חתול.

בואו נגיד ככה: אם אתן רוצות להגיע למצב שבו אתן אומרות "עשיתי היום בדיוק את מה שתכננתי," ניהול זמן זה הדרך. ולא, זה לא אומר שאתן חייבות להיות חנוניות עם יומן מתוקתק. זה פשוט אומר שאתן שולטות במה שקורה – ולא הפוך.

הטעויות הכי נפוצות בניהול זמן

Multitasking – הקסם השקרי

מי מאיתנו לא נפלה בפח של "אני אעשה גם את זה וגם את זה באותו זמן, כי אני אלופה בלנהל 5 דברים במקביל"? בפועל, זה לא עובד. ניסיתי פעם להקשיב להרצאה ולענות למיילים בו זמנית, וזה הסתיים בזה שכתבתי תשובה ארוכה במיוחד למייל על היתרונות של סדנאות יוגה במקום סיכום שיחה עסקית. למדתן את הלקח? אני בטוחה שגם אתן ניסיתן את זה פעם.

יומן או חידה סודית?

היומן שלכן נראה כמו טטריס במצב הקשה ביותר? הנה עצה מנסיוני: אם אתן צריכות מפענח יומנים מקצועי כדי להבין מה כתוב שם, כנראה שאתן בצרות. היומן אמור לעבוד בשבילכן, לא לגרום לכן לחרדה.

"אין לי זמן" – פחחח, באמת?

האמנתי בעצמי שאין לי זמן. אפילו כתבתי את זה בגוגל קאלנדר! אבל האמת היא שזה לא שאין לי זמן – זה פשוט שדברים אחרים קיבלו עדיפות. ברגע שהבנתי שזה לא עניין של זמן, אלא עניין של סדרי עדיפויות, הדברים התחילו לזוז.

אז איך עושות את זה כמו מקצועניות?

תכנון יומי מדויק (ולא מלחיץ)

אני יודעת מה אתן חושבות: "נו, עכשיו תגידי לנו לתכנן כל דקה." אבל לא. אני מדברת על משהו פשוט: תכתבו 3 דברים שאתן חייבות לעשות היום. לא יותר מזה. תדמיינו שהיום שלכן זה עוגה, ואם תקחו על עצמכן יותר מדי, תפרסו אותה לעוגיות פירורים. אף אחד לא אוהב פירורים.

חוק ה-90 דקות

נשמע מפחיד, אני יודעת, אבל תנו לי לספר לכן סוד: כשהתחלתי לעבוד 90 דקות בלי הפרעות, פתאום סיימתי פרויקט שלקח לי שבוע שלם פעם. איך? פשוט עבדתי בלי לקום לבדוק אם החתול כבר אכל. אם אפשר עליי – זה אפשר עליכן.

להגיד "לא" בצורה נעימה

כשחברה התקשרה לשאול אם אני רוצה לקפוץ לקפה באמצע יום עבודה, הבנתי שאני פשוט לא יודעת להגיד "לא." אז במקום לומר "לא" ולהרגיש רע, פשוט אמרתי: "ממש אשמח, אבל לא היום." האמת? היא הבינה. ואתן יודעות מה? גם קולגות ולקוחות מבינים.

מסקנה? גם אתן יכולות!

לא, זה לא קסם. כן, זה קרוב לזה. כי כשהתחלתי באמת להתייחס לזמן שלי כמו אל משהו יקר, דברים השתנו. אז אני מזמינה אתכן לנסות גם. קחו טכניקה אחת, תיישמו, ותראו איך הימים שלכן מתמלאים פחות ב"לא הספקתי כלום" ויותר ב"עשיתי בדיוק את מה שרציתי." תכלס, אם זה עבד לי – זה יעבוד גם לכן.

נ.ב.: אם אתן רוצות סדנה כיפית ומצחיקה על ניהול זמן, צרו איתי קשר. בואו נקבע ונוציא לפועל את מה שידענו תמיד שצריך לעשות!